Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung

Datum der Einführung: 25.05.2018

Datum der letzten Änderung: --.--.----

1. Verantwortlicher Fachbereich

Vorstand

2. Betroffene Personen-

    kategorie

Mitglieder

3. Kategorien der personen-

    bezogenen Daten

3.1.   Vorname, Nachname

3.2.   Geschlecht

3.3.   Geburtsdatum

3.4.   Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

3.5.   Telefonnummer

3.6.   E-Mail-Adresse

3.7.   Bankverbindung

3.8.   Datum des Vereinsbeitritts

3.9.   Abteilungs-/Mannschaftszugehörigkeit

3.10. Funktionen im Verein

3.11. Lizenzerwerb/Spielerpass

3.12. Sportliche Einsätze

3.13. Bilderveröffentlichungen

4. Zwecke der Verarbeitung

4.1.  Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich der

        Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses

        und der Öffentlichkeitsarbeit

4.2.  Beitragseinzug

4.3.  Lizenzerteilung durch den Landesfachverband

5. Rechtsgrundlagen der

    Verarbeitung

zu 3.1 bis 3.4., 3.8 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

zu 3.5 bis 3.7: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO

3.13.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 22 ff. Kunsturhebergesetz

6. Kategorien von Empfängern

6.1. Interne Empfänger:

Geschäftsstelle: 3.1. bis 3.13.

Vorstand: 3.1. bis 3.13.

Schatzmeister: 3.1. bis 3.13.

Abteilungsleiter: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.13.

Trainer: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.12

6.2. Externe Empfänger:

Landesfachverband: 3.1. bis 3.4., 3.8.,3.12.

Sparkasse Arnstadt/Ilmenau: 3.1., 3.7.

7. Fristen für die Löschung der

    verschiedenen Daten-

    kategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2

    lit. f) DSGVO)

7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach

       Beendigung der Mitgliedschaft:

3.4 bis 3.7, 3.11

7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach

       Beendigung der Mitgliedschaft:

3.1. bis 3.3., 3.8 bis 3.9.

Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.

7.3. Dauerhafte Speicherung der Daten im

       Vereinsarchiv für Zwecke der

       Vereinschronik:

3.1, 3.9, 3.10, 3.12, 3.13.

Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die betroffene Person vorliegt.

8. Technische und organisa-

    torische Maßnahmen (TOM)

    gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO

    (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g)

    DSGVO)

8.1. Datenschutzordnung der SG Motor Arnstadt

       e.V.

8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung

Privat-PC, Mitgliederverwaltungs- und Buchführungsprogramm „Netxp Verein“

8.3. Konkrete technische und organisatorische

       Maßnahmen

8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Passwortvergabe durch Schatzmeister (5-stellig mit Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen), Vergabe durch Geschäftsführer, Kopie des Passwortes an 1. Vorsitzende,

8.3.2. Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept vorhanden, Protokollierung des Zugriffs und der vorgenommenen Veränderungen,

Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung der Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen und Jugendleiter/innen

Datum der Einführung: 25.05.2018

Datum der letzten Änderung: --.--.----

1. Verantwortlicher Fachbereich

Vorstand

2. Betroffene Personenkategorie

Übungsleiter

3. Kategorien der personen-

    bezogenen Daten

3.1.   Vorname, Nachname

3.2.   Geschlecht

3.3.   Geburtsdatum

3.4.   Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

3.5  . Telefonnummer

3.6.   E-Mail-Adresse

3.7.   Bankverbindung

3.8.   Beginn der Tätigkeit

3.9.   Erklärung Ehrenkodex

3.10. Ergebnis der Einsichtnahme in das 

         erweiterte Führungszeugnis

3.11. Einsatzzeiten und Zahlungen

3.12. Lizenzen inkl. Lizenznummer

3.13. Erklärung über die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages

4. Zwecke der Verarbeitung

4.1. Verwaltung der eingesetzten

       Übungsleiter/innen, Vereinsmanager/innen,

       Jugendleiter/innen einschließlich der

       Abrechnung

5. Rechtsgrundlagen der

    Verarbeitung

zu 3.1 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

6. Kategorien von Empfängern

6.1. Interne Empfänger:

Geschäftsstelle: 3.1. bis 3.13.

Vorstand: 3.1. bis 3.13.

Schatzmeister: 3.1.bis 3.13.

6.2. Externe Empfänger:

Landessportbund: 3.1. bis 3.4., 3.9., 3.12.

Sparkasse Arnstadt/Ilmenau: 3.1., 3.7.

7. Fristen für die Löschung der

    verschiedenen Datenkategorien

    (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f)     

    DSGVO)

7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach

       Beendigung der Tätigkeit:

3.5. bis 3.7., 3.9., 3.10.

7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach

       Beendigung der Tätigkeit:

3.1. bis 3.4., 3.8., 3.11. bis 3.13.

Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.

8. Technische und organisa-

    torische Maßnahmen (TOM)

    gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO

    (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g)

    DSGVO)

siehe Einzelblatt B.